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FATTURAZIONE ELETTRONICA, E' SCATTATO L'OBBLIGO

Previste sanzioni ridotte nel 2019 in caso di non ottemperanza. Vediamo da vicino il funzionamento di questo nuovo adempimento

Al via l'obbligo di fatturazione elettronica tra privati. Il meccanismo, che passa esclusivamente da software e può essere utilizzato tramite pc, tablet o smartphone, è entrato in vigore ufficialmente alla mezzanotte del 31 dicembre per tutti i detentori di partita Iva, esclusi - tra le altre poche eccezioni - imprese e lavoratori autonomi che operano a regime agevolato o forfettario. Abbiamo cercato di sintetizzare in questo articolo alcuni degli elementi di novità del nuovo adempimento, che vi invitiamo a leggere più avanti.

Intanto, una premessa. L'Agenzia delle Entrate ha deciso per un regime transitorio. Nello specifico, per i primi sei mesi del nuovo anno le sanzioni saranno ridotte a un quinto per le fatture emesse in ritardo rispetto al termine di liquidazione dell'Iva.

Va ricordato (ma lo spiegheremo meglio più avanti in quest'articolo) che per non emettere e spedire le fatture in prima persona, è possibile delegare un intermediario. Per maggiori informazioni sulle regole della fatturazione elettronica e su come ottenere assistenza in materia, l'invito è quello di rivolgersi agli uffici fiscali di Confcommercio Vicenza (tel. 0444 964300).

 

MA VEDIAMO DA VICINO ALCUNI DEGLI ASPETTI PIU' IMPORTANTI DI QUESTO ADEMPIMENTO.

COSA C'È DI NUOVO?
Al fine di razionalizzare il processo di fatturazione, dal 1 ° gennaio 2019, le imprese e i professionisti dovranno emettere obbligatoriamente ed esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il sistema di interscambio.
In pratica il processo di fatturazione elettronica previsto a decorrere dal 6 giugno 2014 (31 marzo 2015) per gli operatori economici che operano con le Pubbliche Amministrazioni (meglio conosciuto come "fattura PA") è generalizzato, dal 1 ° gennaio 2019 alla quasi totalità degli scambi commerciali ed è obbligatorio per tutti i titolari di partita IVA.
Pochissime sono le esclusioni da tale obbligo: rimangono esclusi i cosiddetti "Contribuenti Minimi o forfettari", le operazioni di fatturazione da e verso l'estero ed inoltre inoltre sono esonerati (per il 2019) gli operatori sanitari (ad esempio i medici)  per le fatture sanitarie che devono essere trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria (prestazioni verso pazienti). Viceversa resta confermato l'obbligo della Fattura Elettronica per le prestazioni che non devono essere trasmesse al STS (prestazioni verso assicurazioni, ditte, aziende, enti, professionisti, ecc.).

L'obbligo di fatturazione elettronica, secondo le modalità che già oggi conosciamo con riferimento alla PA. deve essere applicato: sia nel ciclo di fatturazione che vede coinvolta un'impresa/professionista verso un'altra impresa/professionista, meglio conosciuto come "fatturazione B2B"; sia nel ciclo di fatturazione da un'impresa/professionista verso un consumatore finale, processo conosciuto come "fatturazione B2C".
Le imprese/professionisti sono coinvolti nel processo di fatturazione elettronica per quanto riguarda il ciclo attivo, vale a dire nel momento in cui le stesse/gli stessi provvedono a fatturare i servizi resi o i prodotti venduti ai propri clienti.
Tuttavia, tali soggetti sono interessati da queste modifiche anche con riguardo al ciclo passivo: in effetti le fatture emesse dai propri fornitori (fatture d'acquisto o ricevute) saranno digitali, con ripercussioni in fase di ricezione della fattura ed in ambito contabile.
Adeguarsi alle nuove disposizioni è obbligatorio: le fatture emesse in formato cartaceo sono considerate infatti come non emesse. Così sono considerate come non emesse anche le fatture elettroniche qualora le stesse non vengano trasmesse al proprio cliente attraverso il canale SDI.

Riassumendo, il nuovo processo di fatturazione elettronica coinvolge tre soggetti che interagiscono tra di loro:
1. gli operatori economici "emittenti", cioè le imprese e i professionisti che forniscono beni e servizi alla propria clientela;
2. il Sistema di Interscambio, gestito dall'Agenzia delle Entrate, cioè il sistema informatico che riceve e successivamente inoltra le fatture elettroniche ai soggetti destinatari;
3. gli operatori economici "riceventi", cioè le imprese e i professionisti che ricevono fatture da altre imprese, le Pubbliche Amministrazioni e i consumatori finali.
La fatturazione elettronica non richiede alcun accordo preventivo tra le parti (soggetto emittente - soggetto ricevente).
In modo indiretto ma importante, rientrano nel processo di fatturazione elettronica anche gli intermediari abilitati (associazioni di categoria, commercialisti, altri intermediari finanziari, imprese ITC, etc.). vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi: sia per demandare in toto il processo di emissione delle proprie fatture sia per essere abilitati a strumenti software che consentono la compilazione/trasmissione autonoma o semiautonoma delle proprie fatture elettroniche; sia per la ricezione del flusso elettronico delle fatture d'acquisto provenienti da altre imprese/professionisti.
Viste le difficoltà tecniche-informatiche dei nuovi processi, le aziende possono quindi avvalersi di detti intermediari e consulenti per la corretta esecuzione degli adempimenti di emissione ma anche di quelli legati alla ricezione. contabilizzazione e conservazione digitale.

Considerati i nuovi obblighi, qual è il miglior approccio che un'impresa può assumere per affrontare positivamente la nuova sfida della fatturazione elettronica e in genere della digitalizzazione dei processi aziendali?  Non esiste una risposta univoca a tale domanda in quanto per affrontare il nuovo processo l'operatore economico deve tener conto di molteplici fattori, quali la propria propensione (e quella dei propri collaboratori) ad assimilare in modo diretto le nuove tecnologie, la dimensione e la struttura della propria azienda, ecc ..
In ogni caso sarà comunque indispensabile una forte collaborazione e coesione con il proprio consulente. individuando per la propria azienda una soluzione "sartoriale" e non una soluzione standardizzata.


SONO ANCH'IO INTERESSATO? E PERCHÉ?
Sono obbligati alla emissione/trasmissione delle fatture elettroniche tutti gli operatori economici, ad esempio:

  • commercianti: può trattarsi, ad esempio, dell'impresa che vende merci ad un'altra impresa o ad un professionista (es: vendita di materiali di cancelleria);
  • artigiani: si pensi ad esempio all'elettricista a cui un condominio commissiona il rifacimento di una parte dell'impianto elettrico dell'edificio;
  • liberi professionisti, ad esempio il commercialista che emette parcella ad una impresa per la tenuta della contabilità ovvero l'ingegnere a cui un privato ha commissionato lavori di progettazione (ad esempio, per interventi di ristrutturazione);
  • agricoltori: si pensi alla fornitura ad un supermercato di prodotti agricoli locali da parte di un coltivatore diretto;
  • bar, ristoranti ed alberghi: il caso sussiste nell'ipotesi, ad esempio, di fatturazione di una cena aziendale o della richiesta di fatturazione da parte di un professionista per il relativo pernotto.


Tutti questi soggetti devono provvedere ad emettere fattura elettronica, tenendo conto che l'obbligo è già in vigore nel caso di fattura emessa verso la Pubblica Amministrazione, mentre lo stesso è operativo a decorrere:

  • dal 1° luglio 2018 per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto stipulato con una Pubblica Amministrazione e per la cessione di benzina e gasolio effettuata da soggetti diversi dagli impianti stradali di distribuzione;
  • dal 1° gennaio 2019 per la cessione degli altri beni e per le prestazioni di servizi verso tutti i soggetti (imprese, professionisti e consumatori finali).

Si tenga conto, va ribadito, che la fattura elettronica deve essere emessa da tutti gli operatori economici tranne minimi e forfetari, a prescindere dalla natura giuridica rivestita (impresa individuale, S.n.c., S.p.A, S.r.l., ecc.) o dalle dimensioni dell'impresa (vale a dire a prescindere dal volume d'affari realizzato).
Va fin da subito precisato che non cambiano le regole di fatturazione che già oggi conosciamo, dettate ai fini IVA dall'art. 21 e 21-bis, D.P.R. n. 633/72.
Cambia, invece, in modo sostanziale il processo di emissione e ricezione di dette fatture.

L'obbligo della fattura elettronica a decorrere dall'l/1/2019 interessa anche il privato, consumatore finale? Sì anche le fatture emesse nei confronti di tali soggetti devono essere digitali (file in formato xml) e devono essere recapitate allo SDI, anche se a tali soggetti va consegnata anche una copia informatica o analogica (principalmente cartacea) della fattura.

Inoltre, i cosiddetti contribuenti minimi e forfettari, pur non essendo obbligati ad emettere fattura elettronica verso altre imprese/professionisti (B2B) o nei confronti dei consumatori finali (B2C), hanno l'obbligo di predisporre la fattura elettronica per le PA.
Rimangono inoltre escluse dall'obbligo di fatturazione elettronica le operazioni che documentano la cessione di beni o la prestazione di servizi:

  • verso soggetti non residenti o non stabiliti in Italia;
  • ricevute da soggetti non residenti o non stabiliti in Italia.

Si tratta in pratica di tutte le fatture emesse e ricevute nei confronti o da operatori esteri, ma anche di quelli residenti all'interno della Comunità europea.

Come si diceva, l'operatore economico può scegliere di predisporre, emettere, trasmettere (ciclo attivo) e ricevere (ciclo passivo) la fattura elettronica:

  • autonomamente, oppure
  • avvalendosi di un Intermediario abilitato (associazione di categoria, commercialista, etc.).

Tale seconda modalità è consigliabile per gli operatori economici di piccole - medie dimensioni: non solo perché l'intermediario può svolgere un importante ruolo nelle fasi di emissione/trasmissione della fattura; ma anche per garantire la regolare ricezione delle fatture di acquisto e la corretta imputazione delle stesse in ambito contabile.


COS'È E COME SI EMETTE LA FATTURA ELETTRONICA
La fattura elettronica è un file con specifiche caratteristiche tecniche che:

  • deve essere in formato XML (extensible markup language);
  • in linea di principio va sottoscritto con firma elettronica digitale (anche se non obbligatorio);
  • deve contenere il codice identificativo (codice univoco ufficio per le Pubbliche Amministrazioni) o il codice destinatario/PEC per le fatture emesse nei confronti di altri operatori economici (B2B).


Per creare una fattura elettronica è quindi indispensabile il possesso di un PC o di altri strumenti (tablet, smartphone, ecc.) dotati di appositi software. Inoltre, per firmare la fattura, è necessario un dispositivo di firma elettronica.

Perché è meglio firmare elettronicamente la fattura? Perché in tal modo viene garantita l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura e quindi l'apponibilità a terzi.

COME SI CREA LA FATTURA
Semplificando, la redazione della fattura elettronica si riassume nelle seguenti fasi: compilazione, salvataggio e firma del file.
Successivamente, si potrà procedere all'invio della fattura che, come detto deve necessariamente transitare dallo SDI.

COMPILAZIONE DELLA FATTURA
Per redigere la fattura elettronica è necessario utilizzare appositi software che permettono di formare il file XML, indicando i seguenti dati fiscali obbligatori (fino ad ora esposti sulla fattura cartacea) ovvero: data di emissione; numero progressivo della fattura; dati identificativi del cedente/prestatore (commerciante, artigiano, etc.); dati identificativi del cessionario/committente (Pubblica Amministrazione, altra impresa/professionista, consumatore finale); natura, quantità, corrispettivo ed eventuali sconti praticati per la cessione del bene o per la prestazione del servizio; aliquota, ammontare dell'imposta ed imponibile.

Inoltre, tenuto conto della natura informatica del processo, devono essere indicate ulteriori informazioni di carattere tecnico (esempio, soggetto trasmittente)
Nel caso di fatture elettroniche emesse verso la PA e di fatture emesse dai subappaltatori nella filiera dei lavori con la PA nel file xml deve essere riportato: il codice identificativo di gara (CICi); il codice unico di progetto (CUP) in caso di fatture relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria o finanziati da contributi comunitari.
Tali codici possono essere desunti dai contratti sottoscritti.

IMPOSTA DI BOLLO
Qualora la fattura elettronica sia soggetta all'imposta di bollo (ad esempio, per una prestazione esente da IVA di importo superiore a € 77.47) la stessa "deve essere assolta in modo virtuale ai sensi del DM 77 giugno 2074.
Infatti, non essendo materialmente possibile applicare la marca da bollo su una fattura digitale, si dovrà procedere ad un versamento cumulativo annuale di detta imposta (entro il 30 aprile dell'anno successivo a quello di emissione).

SALVATAGGIO DEL FILE
Dopo aver compilato la fattura è necessario procedere al salvataggio del file.
Il file va salvato obbligatoriamente in formato XML: non sono ammessi altri formati quali PDF, DOC. etc.

FIRMA DEL FILE
Il file va infine firmato digitalmente; tra i principali strumenti utilizzabili dal cedente/prestatore per apporre la propria firma sul file .XML vi sono:

  • smart card;
  • usb token;
  • certificato di firma remota.

Per dotarsi di firma digitale è necessario rivolgersi a certificatori accreditati (pubblici o privati) che hanno ottenuto l'autorizzazione a svolgere tale attività.
I certificati digitali presenti nei dispositivi di firma hanno una durata limitata a tre anni, trascorsi i quali si rende necessario il rinnovo.
In alternativa, la firma digitale sulla fattura può essere delegata all'intermediario abilitato (associazione di categoria, commercialista, consulente, ecc.) o ad altro intermediario (ad esempio provider che ha abilitato i canali di trasmissione) che in tal caso provvederà ad apporre la propria firma ed emettere la fattura in nome e per conto del cedente/prestatore.
Tale metodologia può agevolare e velocizzare le operazioni di emissione/ invio della fattura allo SDI.

Se mi rivolgo all'associazione di categoria/ commercialista per il servizio di fatturazione elettronica, chi deve firmare digitalmente il documento? La firma può essere apposta dal cedente/ prestatore o dall'intermediario; in tale ultimo caso l'intermediario risulterà soggetto emittente la fattura in nome e per conto del proprio cliente.

QUANDO SI CONSIDERA EMESSA LA FATTURA?
La fattura elettronica avente ad oggetto cessioni di beni/prestazioni di servizi si considera emessa elettronicamente solo nel momento in cui la stessa supera i controlli e viene accettata dal Sistema di Interscambio (SDI).
Si noti che il Sistema di Interscambio può rilasciare al soggetto che ha inviato la fattura: una ricevuta di consegna, nel caso in cui il successivo inoltro al cessionario/committente abbia avuto esito positivo, ovvero una notifica di mancata consegna, nel caso in cui il successivo inoltro al cessionario/committente abbia avuto esito negativo (ad esempio per problemi tecnici nel canale trasmissivo). Anche in quest'ultima ipotesi la fattura si considera a tutti gli effetti emessa in quanto in tal caso il Sistema di Interscambio rende disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell'Agenzia delle Entrate.
Sarà compito del cedente/prestatore informare il proprio cliente che la fattura è disponibile in tale area.
Diversamente, la fattura, in seguito ai citati controlli, potrà essere scartata dallo SDI ancor prima dell'inoltro al cessionario/ committente (es. errore nella nomenclatura del file); in tal caso la stessa si considera non emessa con la conseguente necessità di correggere l'errore e inviarla nuovamente al sistema di interscambio.
La ricevuta di scarto è recapitata dallo SDI al soggetto trasmittente entro 5 giorni dal momento in cui la fattura è stata ricevuta dal sistema.

COME APPARE LA FATTURA ELETTRONICA
Il file XML contenente i dati della fattura elettronica appare nella seguente forma:

IT
124580257

0000000452
FPR12
0556671
essemmespa@postecert.it

IT
00759350011

Essendo di difficile lettura è possibile visualizzare i testi e la struttura della fattura tramite specifici visualizzatori software reperibili gratuitamente.


L'INDIRIZZO TELEMATICO
Come già visto, a decorrere dal 1 ° gennaio 2019, l'obbligo di utilizzare la fattura elettronica sarà generalizzato.
Considerato ciò, per recapitare la fattura attraverso il sistema di interscambio il cedente/prestatore dovrà conoscere l'indirizzo telematico del proprio cliente, distinguendo tra:

  • Pubbliche Amministrazioni (PA);
  • Altre imprese o liberi professionisti (B2B);
  • Consumatori finali (B2C).


FATTURE EMESSE VERSO LA P.A.
In linea generale, l'Amministrazione Pubblica comunica ai propri fornitori i dati necessari per l'emissione della fattura elettronica: tuttavia, qualora vi siano dubbi, è possibile consultare il sito web dell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
In tal caso il fornitore può individuare il "Codice Univoco ufficio" della PA destinataria con le seguenti modalità:
Collegarsi al sito web www.indicepa.gov.it. Nella schermata iniziale (home page) è possibile trovare l'Amministrazione pubblica interessata utilizzando l'apposito campo di ricerca (ad esempio, "Comune di Vicenza").
Nella finestra che si apre dopo aver "cliccato" sul pulsante di ricerca va selezionata con riferimento all'Ente richiesto ("Comune di Vicenza") l'icona "€" che permetterà di accedere alla schermata relativa alla fatturazione elettronica.
Nella schermata "Servizio di fatturazione elettronica" sono disponibili i dati identificativi dell'Ente interessato, tra cui il "Codice Univoco ufficio" necessario al recapito telematico della fattura. Nel caso in cui l'Ente abbia attribuito specifici codici a ciascun sottoufficio sarà possibile fare una successiva ricerca o scorrere le diverse pagine con gli appositi cursori.

FATTURE EMESSE VERSO ALTRE IMPRESE (B2B)
Per l'invio della fattura elettronica tra privati, vale a dire qualora i soggetti destinatari siano altre imprese o professionisti, il fornitore deve essere in possesso: del codice destinatario, ovvero della PEC del proprio cliente.

In pratica i dati sopraindicati costituiscono l'indirizzo telematico al quale il soggetto acquirente o committente intende ricevere le fatture elettroniche e dovranno, così come avviene per il codice univoco ufficio nel caso delle PA, essere inseriti in specifici campi del file fattura xml.
Sarà quindi compito di ciascun committente o acquirente, titolare di partita IVA, "comunicare" ai propri fornitori, alternativamente, il proprio codice destinatario o la propria PEC tramite i quali ricevere le fatture di acquisto.

Il Codice Destinatario è un codice formato da 7 caratteri, e può essere richiesto solo dai soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato con il Sistema di Interscambio. L'accreditamento richiede particolari capacità informatiche e l'effettuazione di specifici test di dialogo con lo SDI; una volta superati viene abilitato il canale e fornito lo specifico codice che permette di riconoscere il soggetto ricevente.

È possibile richiedere il codice destinatario al proprio consulente (associazione di categoria, commercialista, ecc.) qualora lo stesso abbia attivato, personalmente o per il tramite di un intermediario, uno specifico canale trasmissivo con lo SDI.
In linea generale, il codice destinatario rilasciato dal proprio consulente è permanente e quindi rimane sempre lo stesso nel tempo; potrà, diversamente, variare nell'ipotesi in cui l'azienda affidi la propria contabilità ad altro consulente.
L'acquirente o il committente in possesso di una PEC può altresì scegliere tale canale per ricevere le proprie fatture di acquisto; in linea generale, tale modalità risulta tuttavia meno performante in quanto obbliga il soggetto destinatario della fattura ad un continuo "monitoraggio" della propria PEC e lo espone ad alcuni rischi, primo tra tutti quello di casella di posta piena, cui consegue l'impossibilità di recapito.
Come va comunicato l'indirizzo telematico: il consulente può guidare l'azienda anche nella fase di comunicazione del codice destinatario o dell'indirizzo PEC ai fornitori, tramite apposita lettera, mail o altra specifica modalità.

L'indirizzo telematico deve essere comunicato a tutti i fornitori della propria azienda? Certo, ogni fornitore deve conoscere l'indirizzo telematico a cui recapitare la fattura elettronica e quindi ogni impresa deve, in questa fase iniziale, compiere un grande sforzo nell'individuare e informare i propri partner commerciali.
Per agevolare il recapito delle fatture l'amministrazione finanziaria ha tuttavia reso disponibile un servizio di registrazione dell'indirizzo telematico, tramite accesso ad una specifica pagina web dell'Agenzia delle Entrate.
In caso di utilizzo di tale "pagina web", le fatture elettroniche saranno sempre recapitate dal sistema di Interscambio all'indirizzo telematico ivi registrato; quindi, a prescindere dall'indirizzo telematico indicato dal cedente/prestatore nel file xml, la fattura elettronica sarà recapitata in base a quanto riportato nella pagina web.

Esempio:
L'azienda Rossi S.n.c. ha acquistato merce dalla ditta Verdi S.r.l., consegnata in data 10 marzo 2019.
La Rossi S.n.c. ha provveduto a registrare il codice destinatario 137A4n (ricevuto a suo tempo dal proprio consulente) nella pagina web dell'Agenzia delle entrate.
Il 31 marzo 2019 la Verdi S.r.l. emette fattura differita e, non ricevendo comunicazione, nel file xml indica come indirizzo telematico la PEC de/l'azienda Rossi.
La fattura di acquisto, transitando sullo SOi, perverrà a/l'azienda Rossi S.n.c. sul canale accreditato con codice destinatario.

L'impresa (cessionario/committente) può, con specifica delega, richiedere al proprio intermediario di compilare per suo conto la pagina web dell'Agenzia delle Entrate, registrando l'indirizzo telematico prescelto (PEC o Codice destinatario).

FATTURE EMESSE A CONSUMATORI FINALI (B2C)
Nel caso in cui la fattura sia emessa nei confronti di un consumatore finale, il cedente/prestatore deve comunque predisporla in formato elettronico ed inviarla allo SDI.
L'indirizzo telematico, campo codice destinatario del file xml, sarà valorizzato con il codice convenzionale "0000000" (7 volte zero); lo SDI metterà a disposizione la fattura al consumatore in apposita area web dell'Agenzia (accesso con credenziali).
Al tempo stesso il cedente/prestatore deve consegnare al consumatore (salvo sua espressa rinuncia) una copia della fattura in formato elettronico o analogico (pdf o carta). Identica soluzione può essere utilizzata nel caso in cui il  cessionario/committente sia un soggetto minimo, forfettario o un agricoltore esonerato.


COME SI INVIA E RICEVE LA FATTURA
Il processo di fatturazione elettronica può essere riassunto nelle seguenti fasi:

  • invio della fattura al Sistema di Interscambio (SDI);
  • controllo della stessa da parte dello SDI;
  • trasmissione della fattura al soggetto destinatario da parte dello SDI;
  • ricezione della fattura da parte dell'acquirente/committente.

All'interno di questo processo, gli operatori economici possono rivolgersi ai propri consulenti/intermediari che giocano un ruolo fondamentale nel garantire la regolare esecuzione delle fasi di emissione/trasmissione/ ricezione delle fatture elettroniche, fornendo altresì un sistema integrato nella gestione contabile e servizi a norma per la conservazione digitale.
Si rammenta che, il Sistema di Interscambio oltre a ricevere la fattura dall'emittente e inoltrare la stessa al destinatario, rende disponibili al fornitore/prestatore delle notifiche relative agli esiti dell'invio.
Nel processo di fatturazione elettronica tra privati (B2B e B2C) non è più prevista per il cessionario/committente, la possibilità di inviare tramite SDI al cedente/prestatore le notifiche d'esito (notifica di rifiuto ovvero di accettazione della fattura).
Quindi, ad esempio, eventuali errori çli fatturazione, dovranno essere comunicati alla controparte con i canali tradizionali: mail, PEC, telefono, SMS, ecc ..
Le correzioni devono essere gestite con l'invio tramite SDI di una nota di variazione, in formato xml. Le notifiche di esito rimangono invece con riferimento alle fatture elettroniche trasmesse alla Pubblica Amministrazione.

INVIO DELLA FATTURA
La prima fase dell'articolata procedura in esame è costituita dall'invio della fattura elettronica da parte del fornitore al Sistema di Interscambio. La trasmissione del file al Sistema di Interscambio può avvenire attraverso uno dei seguenti sistemi:

  • posta elettronica certificata (servizio PEC);
  • pservizi informatici dell'Agenzia delle Entrate;
  • sistema di cooperazione applicativa su rete internet (web service};
  • sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Si noti che le ultime due modalità necessitano di un preventivo processo di accreditamento allo SDI, al termine del quale viene fornito apposito codice destinatario. Le comunicazioni/notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio vengono inoltrate tramite lo stesso canale scelto dall'operatore economico per la trasmissione del file.

I CONTROLLI DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Come già anticipato, il Sistema di Interscambio:

  • riceve la fattura dal fornitore;
  • effettua i controlli necessari;
  • inoltra la fattura all'acquirente/committente.

Il Sistema di Interscambio ha quindi un ruolo fondamentale; fornitore e acquirente/committente non interagiscono infatti direttamente, ma attraverso la mediazione dello SDI, che gestisce ogni fase del flusso procedurale.
Il Sistema di Interscambio, una volta ricevuta la fattura elettronica, fornisce immediatamente riscontro di ricezione file e successivamente effettua una serie di controlli al fine di verificarne la correttezza.
Tali controlli sono preventivi rispetto all'inoltro della fattura al soggetto destinatario. Si tratta sostanzialmente di verifiche tecniche, riguardanti ad esempio: la validità della firma digitale, se presente; l'integrità del documento e l'unicità del file trasmesso; la conformità del file in formato XML rispetto alle specifiche tecniche previste; la corretta compilazione dei campi richiesti; le dimensioni del file; la recapitabilità della fattura, etc.
Se l'esito dei controlli è:

  • negativo, la fattura non viene inoltrata al destinatario ed il soggetto trasmittente riceve una notifica di scarto;
  • positivo, lo SDI inoltra la fattura al destinatario.


NOTIFICHE DI CONSEGNA/SCARTO DELLA FATTURA
Il Sistema di Interscambio notifica all'operatore economico o all'intermediario da questi delegato le comunicazioni informative sullo stato del flusso telematico. Tali notifiche possono consistere in:

  • una "notifica di scarto", riportante l'errore riscontrato in fase di verifica. Tale situazione comporta da parte del cedente/prestatore la necessità di trasmettere una nuova fattura elettronica corretta. La "notifica di scarto" viene recapitata al cedente/ prestatore entro 5 giorni dal ricevimento del file da parte del sistema e comporta la mancata emissione della fattura. L'Agenzia delle Entrate ha chiarito che l'invio della nuova fattura (corretta), entro 5 giorni dalla notifica di scarto, va effettuato preferibilmente con la data ed il numero del documento originario.
  • una "ricevuta di consegna", attestante che la fattura elettronica non presenta errori formali ed è stata, quindi, presa in carico dallo SDI ed inoltrata e ricevuta dal destinatario.
  • una "ricevuta di mancata consegna", nel caso in cui la fattura elettronica abbia superato i controlli, ma per problemi tecnici indipendenti dallo SDI, la stessa non sia stata consegnata al soggetto destinatario. In questo caso lo SDI deposita la fattura, che a tutti gli effetti deve considerarsi emessa, nell'area autenticata dell'Agenzia delle Entrate riservata al cessionario/committente. Il cedente/prestatore dovrà informare tempestivamente il cessionario/ committente che la fattura non è stata recapitata per problemi tecnici e che la stessa è depositata nella suddetta area; il tutto potrà avvenire anche tramite consegna di una copia della fattura nella quale risulti evidenziata detta informazione.

Le ricevute/notifiche vengono predisposte in formato XML.

Come faccio ad essere sicuro che la fattura elettronica sia arrivata al destinatario? L'avvenuta ricezione della fattura elettronica è comunicata al trasmittente mediante il messaggio "ricevuta di consegna" inviato dal Sistema di Interscambio. In caso contrario lo SDI comunica di non aver potuto consegnare il documento fiscale.

RICEZIONE DELLA FATTURA
La fattura elettronica viene consegnata dallo SDI al soggetto destinatario tramite Codice univoco per la Pubblica Amministrazione (PA). o tramite codice destinatario o PEC nel caso di fattura inoltrata ad altra impresa/libero professionista (B2B). Nel caso di consumatore finale (B2C) e contribuente in regime di vantaggio, forfettario o nel caso di agricoltore esonerato la fattura è messa a disposizione nell'area autenticata dell'Agenzia delle Entrate.

DATA EMISSIONE E RICEZIONE DELLA FATTURA
Il "Decreto Fiscale" collegato alla Legge di Bilancio 2019 modifica in modo rilevante la disciplina della fatturazione elettronica e, più in generale, le regole di emissione/registrazione dei documenti e di detrazione dell'IVA.
Il provvedimento contiene inoltre una specifica norma che attenua, per il primo semestre del periodo d'imposta 2019, le sanzioni in caso di emissione tardiva della fattura elettronica.

DATA DI EMISSIONE DELLA FATTURA
La data di emissione della fattura elettronica è quella riportata nel campo "Data" della sezione "DatiGenerali"del file xml. In pratica, corrisponde a quella che oggi definiamo come "Data documento". A decorrere dal 1 ° luglio 2019 sarà sufficiente emettere la fattura entro i 10 giorni successivi al momento di effettuazione dell'operazione. Qualora l'emissione della fattura avvenga nei 10 giorni successivi (in una data diversa da quella di effettuazione dell'operazione), nel documento dovrà essere indicata anche la data di effettuazione dell'operazione.

Esempio:
L'azienda Rossi S.n.c. che effettua una cessione di merce ad un suo cliente in data 20 luglio 2019 (data effettuazione dell'operazione) potrà emettere ed inviare allo Sdl la fattura elettronica entro il 30 luglio 2019.

Inoltre, con riferimento al primo semestre 2019 (quindi per il periodo 1/1/2019 - 30/6/2019) le sanzioni in tema di omessa/tardiva fatturazione:

  • non si applicano se la fattura è emessa entro il termine di effettuazione della liquidazione periodica IVA;
  • si applicano con riduzione dell'80%, se la fattura è emessa entro il termine della liquidazione IVA del periodo successiv

Esempio:
L'azienda Rossi S.n.c., effettua una cessione di merce ad un suo cliente in data 20 marzo 2019 (data effettuazione dell'operazione). Si ipotizzi che l'azienda provveda ad emettere fattura:

  • il 10 aprile 2019. In questo caso, la fattura è emessa entro il termine previsto per la liquidazione IVA del mese di marzo (16 aprile 2019) ed il ritardo nell'emissione della fattura non comporta alcuna sanzione;
  • il 10 maggio 2019. In questo caso, la fattura è emessa entro il termine di effettuazione della liquidazione IVA del periodo successivo (16 maggio 2019); risulta pertanto applicabile la sanzione ridotta, pari al 18% de/l'imposta dovuta.


Per quanto riguarda la fatturazione differita non cambiano le regole di emissione fino ad oggi conosciute e pertanto la fattura dovrà essere emessa al più tardi entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione (con esigibilità dell'IVA con riferimento al periodo di effettuazione dell'operazione).

DATA RICEZIONE FATTURA E DETRAZIONE IVA
La data di ricezione della fattura elettronica determina il momento rilevante ai fini della registrazione contabile nonché della detrazione dell'IVA. Con le nuove regole è possibile esercitare il diritto alla detrazione IVA per le fatture di acquisto relative ad operazioni effettuate nel mese precedente, purché ricevute ed annotate entro il giorno 15 del mese successivo.

Esempio:
L'azienda Rossi S.n.c. riceve una fattura di acquisto, relativa ad un bene consegnato il 30 marzo 2019 (data effettuazione dell'operazione):
• l'8 aprile 2019; l'IVA relativa a tale acquisto può partecipare alla liquidazione del mese di marzo;
• il 16 aprile 2019; l'IVA relativa a tale acquisto partecipa alla liquidazione del mese di aprile e non a quella di marzo.

Il più ampio termine per la detrazione dell'IVA non è previsto con riferimento alle operazioni effettuate in un anno d'imposta le cui fatture di acquisto sono ricevute nell'anno successivo. In tal caso, infatti, l'imposta deve essere detratta nell'anno di ricezione del documento.


COME ARCHIVIO LE FATTURE?
Gli operatori economici, dopo aver inviato le fatture, devono conservare obbligatoriamente le stesse in formato elettronico, entro i termini normativamente previsti.
Tale obbligo ricade sia in capo al soggetto emittente (fornitore/prestatore) sia in capo al soggetto ricevente (acquirente/committente). L'archiviazione sostituisce di fatto l'obbligo di produrre una stampa della fattura e di conservarla in formato cartaceo.

TERMINI DI CONSERVAZIONE
La conservazione delle fatture deve essere effettuata entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi per l'anno di riferimento.
In linea di massima, quindi, per la generalità dei soggetti, il termine ultimo di conservazione è il 30 dicembre dell'anno successivo a quello di emissione/ ricezione della fatture.
Ad esempio, una fattura emessa in data 15 ottobre 2019 dovrà essere conservata elettronicamente, al più tardi, entro il 30 dicembre 2020.
Inoltre, così come accadeva per le fatture cartacee, anche le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni, così come previsto dal Codice Civile.

Se non svolgo correttamente il processo di conservazione della fattura elettronica la stessa è comunque valida nei rapporti con i destinatari? Qualora un soggetto abbia emesso e trasmesso correttamente la fattura elettronica tramite lo SDI al soggetto destinatario, ma non abbia provveduto al conseguente obbligo di conservazione elettronica, la fattura è comunque considerata valida.

IN PRATICA COME POSSO FARE?
Dal punto di vista operativo, i soggetti obbligati alla conservazione (chi emette la fattura e chi la riceve) devono effettuare una scelta tra: 

  • affidare la conservazione ad un soggetto terzo, privilegiando probabilmente l'intermediario che ha curato il processo di fatturazione elettronica;
  • usufruire del servizio offerto dall'Agenzia delle Entrate


LE SOLUZIONI POSSIBILI
La domanda che ciascun operatore economico può porsi, nasce spontanea: "Come posso far fronte al nuovo obbligo normativo della fatturazione elettronica?".
La complessità del processo di trasmissione e di ricezione consiglia di rivolgersi al soggetto cui fino ad oggi si demandava la tenuta della propria contabilità, quale giusto interlocutore nel passaggio alla digitalizzazione obbligatoria della fattura.
Tale soggetto potrà "accompagnare /'azienda" in tutte le fasi di questo delicato cambiamento, condividendo le scelte e mettendo a disposizione la propria esperienza.
Ancor di più, tuttavia, tale soggetto potrà indirizzare ciascuna realtà aziendale verso la scelta (sia tecnologica che organizzativa) più corretta, avendo cioè riguardo alle specificità di ciascuno.
Innanzitutto è utile ricordare che il consulente potrà inoltre fornire un canale privilegiato sia per la trasmissione che per la ricezione delle fatture. Tale canale, appositamente accreditato nei confronti dello SDI, garantisce un elevato grado di efficienza e consentirà di ottimizzare anche la successiva fase di contabilizzazione sia delle "fatture di vendita" che di quelle di "acquisto". Si tratta quindi di una soluzione integrata, attenta al rispetto di tutte le regole e delle tempistiche dettate dalla normativa vigente: in pratica la miglior risposta ai possibili inconvenienti che possono derivare da soluzioni "fai da te".

Con riferimento al servizio di fatturazione, il consulente potrà consigliare, ad esempio, una "gestione all-inclusive", assorbendo ed assolvendo in toto gli obblighi di fatturazione di ciascun operatore economico. In tal caso dovrà, presumibilmente, essere concordata una metodologia condivisa (fax, e-mail, file pdf o xls, ecc.) con la quale l'azienda fornirà al consulente i principali dati di fatturazione e i tempi di esecuzione.

In alternativa, il consulente potrà consigliare una "gestione integrata" che delega all'operatore economico le fasi iniziali del ciclo di fatturazione, garantendo da un lato una supervisione sulle fasi demandate al proprio cliente e dall'altro il corretto svolgimento di tutti gli adempimenti successivi.
Tramite specifici software applicativi, il cedente/prestatore potrà creare la fattura, emetterla ed inviarla, transitando sul canale SDI, al soggetto destinatario. Tale soluzione, ovviamente, obbliga l'azienda a dotarsi di adeguati strumenti tecnologici quali PC, tablet, smartphone, ecc. e necessita di connessione internet.

Infine, sempre a titolo esemplificativo, il consulente potrà fornire all'azienda la tecnologia necessaria o inserirsi su applicazioni software che consentono una "gestione autonoma" dell'intero ciclo di fatturazione aziendale.
Si tratta di realtà aziendali strutturate che demandano l'emissione delle proprie fatture di vendita a reparti amministrativi interni. Anche i relativi software che consentono l'emissione delle fatture e la conseguente gestione delle stesse presuppongono una dotazione strumentale di buon livello e un'organizzazione che sappia gestirne tutte le fasi. Tale soluzione, in linea generale, è improntata anche alla gestione interna della contabilità aziendale.
In tal senso, il ruolo del consulente diviene quello di affiancare il proprio cliente nella risoluzione di problematiche particolari quali la fornitura del canale di trasmissione/ricezione, o nella redazione di adempimenti successivi quali la conservazione digitale delle fatture o la predisposizione delle dichiarazioni annuali. Concludendo, affidarsi al proprio consulente consente di valutare la miglior soluzione per la propria realtà, in modo da rendere funzionale la gestione dell'intero ciclo di fatturazione e ottimizzare i successivi adempimenti di contabilizzazione.


LE 10 COSE DA NON DIMENTICARE

  1. Se emetti la fattura con sistemi diversi dal formato elettronico normativamente previsto o la trasmetti tramite canali diversi dallo SDI, la stessa è considerata non emessa, con applicazione delle relative sanzioni.
  2. Nelle fatture che emetti nei confronti dei tuoi clienti deve essere inserito il codice IPA (se Pubblica Amministrazione) il codice destinatario o la PEC (se altra impresa/professionista) o il codice convenzionale "0000000" se il destinatario è un consumatore finale.
  3. Se sei un'impresa o un professionista devi, a tua volta, comunicare ai tuoi fornitori / registrare nella pagina web dell'Agenzia delle Entrate il codice destinatario o la PEC attraverso i quali ricevere le fatture relative ai tuoi acquisti.
  4. Se sei un subappaltatore nell'ambito di un contratto verso la PA, dal 1° luglio 2018, devi fatturare con modalità elettronica verso l'impresa appaltante.
  5. Quando emetti una fattura ad un consumatore finale, devi ricordarti che una copia va consegnata in formato cartaceo o PDF (salvo sua rinuncia).
  6. Qualora lo SDI non riesca a recapitare la tua fattura al destinatario, devi comunicare al tuo cliente che la fattura è disponibile nella sua area riservata dell'Agenzia delle Entrate.
  7. Quando fai carburante, ricordati di comunicare al gestore la targa del veicolo e di pagare con strumenti tracciabili.
  8. La data attestata dal canale di ricezione (riportata anche nella ricevuta di consegna) o la data di presa visione (fatture depositate nell'area web dell'Agenzia) costituisce momento rilevante per la registrazione e la detrazione dell'IVA.
  9. La data di emissione è quella riportata nel file xml nel campo "Data" della sezione "Dati generali".
  10. Le fatture emesse e quelle ricevute costituiscono documenti nativamente informatici che vanno quindi conservati in formato digitale per i tempi normativamente previsti ai fini fiscali e civilistici (10 anni).


CARBURANTI
La documentazione delle operazioni di acquisto di carburanti per autotrazione, presso impianti stradali di distribuzione effettuate da parte di soggetti IVA nell'esercizio d'impresa, arte o professione è soggetta ad una specifica disciplina.
Per tali acquisti è stata istituita la c.d. "scheda carburante", che sostituisce la fattura di vendita per le predette operazioni. L'istituzione e la corretta tenuta di tale documento è da sempre stata rilevante sia per quanto riguarda la detrazione dell'IVA che la  deduzione del costo.

FATTURAZIONE ELETTRONICA DEI CARBURANTI
A decorrere dal 1 ° gennaio 2019 gli acquisti di carburante per autotrazione, effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione da parte di soggetti passivi IVA sono documentati con fattura elettronica.
Da quest'ultima data, quindi, i soggetti passivi IVA non possono/devono più compilare la scheda carburante per documentare tali acquisti.
Al momento del rifornimento, l'azienda/professionista, in quanto titolare di partita IVA, deve richiedere al gestore dell'impianto l'emissione della fattura elettronica, fornendo i propri dati anagrafici e l'indirizzo telematico per il recapito della stessa.
Per la corretta imputazione del dato contabile, deve essere comunicato anche il numero di targa del veicolo per il quale si sta effettuando il rifornimento.
Per evitare l'emissione di una fattura per ciascun rifornimento effettuato, si può ricorrere alla predisposizione di una fattura differita, cumulativa di tutti gli approvvigionamenti effettuati nel mese di riferimento.

DETRAZIONE DELL'IVA E DEDUZIONE DEL COSTO
La Legge di Bilancio 2018 ha disposto che con riferimento agli acquisti di carburante per autotrazione:

  • le spese sono deducibili ai fini delle imposte sui redditi (eventualmente nella percentuale prevista per lo specifico veicolo - 100%, 80% o 20%);
  • l'IVA è detraibile (eventualmente nella percentuale prevista per lo specifico veicolo - 700% o 40%),
  • se i pagamenti sono stati effettuati con sistemi tracciabili.

Tale regola vale per tutti i tipi di carburante dal 1 ° luglio 2018, anche in assenza di fattura elettronica obbligatoria solo dal 1 ° gennaio 2019; i metodi di pagamento ammessi sono:

  • carte di credito;
  • carte di debito;
  • carte prepagate;
  • assegni, bancari/ postali, circolari e non, vaglia cambiari/ postali;
  • altri mezzi di pagamento elettronici quali, ad esempio, addebito diretto, bonifico bancario/ postale, bollettino postale.


ABROGAZIONE DELLA SCHEDA CARBURANTE
L'introduzione della fatturazione elettronica a partire dal 1 ° gennaio 2019, porta alla conseguente abolizione della scheda carburante.
Riassumendo:

  • Dal 1° luglio 2018, i soggetti titolari di partita IVA non possono dedurre il costo di acquisto né detrarre la relativa IVA qualora effettuino pagamenti con mezzi diversi dalla moneta elettronica.
  • Dal 1° gennaio 2019, gli acquisti di carburanti presso impianti stradali di distribuzione, da parte dei soggetti IVA vanno documentati da fattura elettronica.
  • Per gli acquisti di carburante la fattura elettronica diventa il documento rilevante ai fini fiscali e ciò comporta la soppressione della scheda carburante dal 1° gennaio 2019.

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