I LADRI DI TEMPO ESTERNI
Trova il tempo di riflettere, è la fonte della forza.
Trova il tempo di giocare, è il segreto della giovinezza.
Trova il tempo di leggere, è la base del sapere.
Trova il tempo di essere gentile, è la strada della felicità.
Trova il tempo di sognare, è il sentiero che porta alle stelle.
Trova il tempo di amare, è la vera gioia di vivere.
Trova il tempo d'esser contento, è la musica dell'anima.
Trova il tempo (“Find the time”, antica ballata irlandese)
Il tempo è un’importante risorsa che dev’essere utilizzata al meglio ed è la sua irrepetibilità che la rende particolarmente preziosa. Oggi ci impegniamo a dare degli utili consigli per massimizzare i risultati da ottenere nel tempo dedicato all’ambito lavorativo. I “ladri di tempo esterni” sono fattori esterni che possono rubare tempo e ridurre la produttività di una persona o di un'organizzazione. Questi fattori possono includere interruzioni, distrazioni ed imprevisti.
Questi ladri di tempo impediscono di concentrarsi sulle attività veramente importanti e spesso sono la causa di ritardi nei progetti, dell’aumento di stress e della riduzione della qualità del lavoro svolto.
Si tratta di ostacoli che non dipendono dalla nostra persona e pertanto non possono essere evitati, ma sicuramente ci si può preparare per gestirli al meglio. Per mitigare l'impatto dei ladri di tempo esterni, infatti, è importante adottare strategie come l'organizzazione del lavoro, la gestione delle priorità, la pianificazione del tempo e l'uso di strumenti tecnologici per migliorare l'efficienza.
Vediamo quindi alcuni "ladri di tempo ESTERNI", quelli che per lo più disturbano la nostra giornata lavorativa, e a seguire degli utili consigli per tenerli sotto controllo.
Call e riunioni inconcludenti: molto spesso nel corso della giornata lavorativa ci si trova a partecipare a call o riunioni anche molto lunghe, senza che queste apportino un significativo contributo al raggiungimento dei nostri obiettivi. È frequente che questi incontri vengano organizzati in modo cadenzato. Questa potrebbe rappresentare un’ottima consuetudine per favorire la condivisione delle informazioni all’interno dell’ufficio, tuttavia questa abitudine potrebbe implicare una mancanza di preparazione in vista degli incontri, proprio perché organizzati meccanicamente senza un’effettiva riflessione e quindi probabilmente senza una vera necessità.
Gli incontri, quando vengono organizzati, dovrebbero avere un preciso ordine del giorno condiviso con tutti i partecipanti. Ognuno dovrebbe arrivare preparato ed anche con una lista delle eventuali delucidazioni da chiedere ai colleghi in modo che queste vengano esposte in un momento preciso e non saltuario nel corso delle giornate. Questo tipo di preparazione consente di massimizzare il tempo in condivisione con i propri colleghi e di evitare molte altre interruzioni, causa di consistenti perdite di tempo.
Prendere con serietà questi incontri e ridurli alle occasioni necessarie, significa anche presentarsi puntualmente e non distrarsi consultando il proprio smartphone o il pc nel corso di call in cui non si viene inquadrati, nemmeno per portare avanti altro lavoro importante.
Ci sono dei semplici accorgimenti che possono essere valutati per far fruttare al meglio le occasioni d’incontro: nominare un moderatore, anche a rotazione, per fare in modo che qualcuno gestisca gli interventi garantendo a ciascuno il tempo per poter esporre ed evitando che ci si allontani troppo dal motivo per cui la riunione è stata indetta. L’altro consiglio è quello di limitare la durata delle riunioni e programmarle in modo che il loro termine coincida con l’inizio della pausa pranzo o con la fine della giornata lavorativa: questo garantisce il rispetto dei tempi ed il massimo impegno nel risolvere le questioni urgenti nel tempo a disposizione.
Continua ricezione di mail e telefonate: come per il caso precedente, la condizione necessaria per evitare questo problema è un’attenta pianificazione del tempo. Una possibile soluzione potrebbe essere il planning di apposite finestre di tempo da dedicare esclusivamente agli appuntamenti telefonici o alla risposta di mail per richiesta informazioni.
Un’ottima organizzazione per esempio, potrebbe consistere nella presenza di una figura che si occupi della ricezione di telefonate e mail. Questo permetterebbe di filtrarle e farle pervenire direttamente agli interessati o di farsi anticipare le richieste in modo che, successivamente, la figura idonea possa prepararsi e rispondere con consapevolezza sfruttando i lassi di tempo prestabiliti per le corrispondenze telefoniche o di posta elettronica.
Modi di operare come questo, consentono di potersi concentrare in un’attività senza interruzioni: le interruzioni sono dei terribili “ladri di tempo” considerando che nel momento in cui si viene costretti ad abbandonare ciò a cui si sta lavorando, ci vogliono circa 15 minuti per recuperare nuovamente la concentrazione necessaria.
Un modo per far sapere ai colleghi quando siamo disponibili ed invece quando non dovremmo proprio essere interrotti, è la condivisione di un proprio calendario Google in cui salviamo tutte le nostre attività.
Obiettivi irraggiungibili: ebbene sì, gli obiettivi impossibili da raggiungere rappresentano già di per sé dei “ladri di tempo”. La soddisfazione, infatti, è una componente necessaria per rendere al massimo in ambito lavorativo e degli obiettivi insormontabili non costituiscono di certo degli incentivi per mettersi all’opera.
Per aiutarci nella pianificazione di obiettivi giusti e stimolanti ci viene in aiuto la tecnica SMART. Questa tecnica consiste nell’elaborazione di obiettivi che hanno le seguenti caratteristiche: specificità, misurabilità, raggiungibilità, rilevanza, programmazione temporale. Ogni obiettivo dovrebbe essere ben delineato e quantificabile, con concrete possibilità di raggiungimento e con un determinato valore intrinseco in modo che risulti sfidante per chi se ne prende carico. Infine, ogni goal dovrebbe portare con sé anche determinate tempistiche in modo da assicurare il suo raggiungimento in termini di tempo definiti.
Se ci si trova in ambiti lavorativi in cui si seguono più progetti contemporaneamente, si potrebbero programmare i diversi obiettivi in modo ulteriore a seconda dei differenti momenti della giornata. Il mattino è il momento in cui riusciamo a rendere di più e in cui dovremmo occuparci delle mansioni più impegnative. La resa minore si riscontra nel primo pomeriggio, contesto ideale per svolgere eventuali lavori in collaborazione con i colleghi per confrontarsi in modo stimolante e riprendere in mano l’attività lavorativa con un obiettivo ben definito. Nel tardo pomeriggio, infine, segue un altro momento di maggiore produttività e rappresenta l’occasione per intraprendere lo sprint finale che ci conduce alla fine della giornata lavorativa magari portando a termine qualche importante obiettivo.
Carenza del sistema informatico / scarsa comunicazione interna: una scarsa comunicazione interna nella maggior parte dei casi si traduce in una mancanza di delega delle varie attività. Per scoprire i vantaggi e la pianificazione necessaria per poter delegare con successo delle attività, vi invitiamo a leggere il nostro articolo sui “Ladri di tempo interni”.
Anche il sistema informatico rappresenta una chiave per l’ottimale svolgimento del lavoro come anche i software che ci supportano nella pianificazione e nell’ottimizzazione delle nostre attività. Ci sono software che permettono di assegnare varie mansioni ai dipendenti e che consentono di registrare quante ore vengono impiegate per ogni progetto in modo da rendere stimabile con precisione l’impegno in termini di tempo e risorse necessario per ogni attività.
Abbiamo visto una serie di minacce che attentano al nostro tempo e degli utili consigli per evitare di sprecare quest’importantissima risorsa. L’integrazione di questi nuovi modi di procedere in ufficio può risultare impegnativo in una fase iniziale, ma una volta assimilata garantisce senza dubbio dei risultati migliori in termini di risultati e di ottimizzazione del tempo.
Federico Miotti
Fondatore di Invoice Buddy
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