I LADRI DI TEMPO INTERNI
Quante volte capita di arrivare a fine giornata avendo portato a termine appena la metà delle attività che ci si era prefissati di fare, nonostante la minuziosa programmazione?
Come può succedere? La colpa è da attribuire ai “ladri di tempo”, ovvero quelle attività o persone che consumano il nostro tempo in modo non produttivo o non necessario. Risulta quindi utile riconoscere questi "ladri" per imparare ad evitarli e ricominciare ad essere padroni del nostro tempo.
È chiaro che alcuni "ladri di temp"o vanno oltre il nostro controllo: non si potrà mai sapere se durante il tragitto in auto si incontrerà del traffico, o se proprio la mattina di quell’importante riunione il treno sarà in ritardo. Gli imprevisti ci sono e non possono essere gestiti o organizzati, ma la maggior parte dei "ladri" può essere controllata.
In questo articolo esaminiamo i ladri di tempo INTERNI, ovvero quelli determinati dalla nostra stessa persona, dal nostro carattere e dalle nostre capacità…o incapacità.
Nell’ambito della giornata lavorativa, ci sono delle attività che per urgenza ed importanza potrebbero benissimo essere delegate a qualche collaboratore, ma che per la nostra inguaribile meticolosità, vogliamo sempre svolgere in prima persona. Questo tipo di attività tolgono tempo prezioso a quei compiti di cui ci dovremmo effettivamente occupare e per i quali, invece, non possiamo venire in alcun modo sostituiti.
Un altro ladro sempre pronto a rubare il nostro tempo prezioso è la distrazione: potrebbe essere determinata dall’irresistibile monitoraggio delle nostre pagine social (anche della nostra attività) o della cartella di posta elettronica.
Certamente le distrazioni non dipendono solamente da noi, ma sono rappresentante anche dal collega che chiede continuamente dei consigli e che siamo sempre pronti ad aiutare, interrompendo così le attività di cui ci stavamo occupando e, conseguentemente, perdendo la concentrazione necessaria. Questo modo frammentato di lavorare è decisamente poco produttivo, ma molto spesso rappresenta la normalità nell’ambito dell’ufficio.
Un’altra perdita di tempo è costituita da una mancanza di obiettivi chiari e di un piano d’azione. Talvolta il tempo a disposizione non viene investito in modo proficuo perché mancano le basi per poter lavorare bene: è importantissimo sapere precisamente qual è il risultato da ottenere prima di iniziare qualsiasi attività. Potrebbe essere la ragione per cui è stata programmata una call o una visita ad un cliente ed è fondamentale per portare a termine il compito in modo definitivo.
Questo aspetto è da tenere a mente anche quando si affida un lavoro ad un collaboratore: è fondamentale fornire tutte le nozioni necessarie affinché quest’ultimo possa lavorare in modo consapevole, svolgendo l’attività in modo completo e corretto. Talvolta spendere dei minuti in più per fornire una spiegazione esaustiva può tradursi in un valore aggiunto del lavoro portato a termine, o addirittura in un risparmio del tempo stesso.
I ladri di tempo che sono stati elencati e tutti gli altri che variano a seconda dell’ambiente e delle mansioni svolte, non possono essere evitati, ma sicuramente si può fare qualcosa per gestirli al meglio.
Una buona attività di pianificazione, anche se apparentemente potrebbe sembrare essa stessa una perdita di tempo, può risultare invece significativa per un’ottimizzazione di tempi e risultati. Classificare le attività in base ad importanza ed urgenza ed affidarle a chi, tra i collaboratori, ha le capacità per svolgerle al meglio, comporta un tangibile miglioramento della gestione del tempo. Per poter delegare delle attività, però, un lavoro di pianificazione è una condizione necessaria: per affidare un compito ed assicurarsi che venga raggiunto un buon risultato, alla base c’è la consegna di un task con la consapevolezza dei tempi e degli strumenti necessari per portarlo a termine e tale consapevolezza deriva inevitabilmente da una meticolosa pianificazione. Delegare è fondamentale nella gestione di un’attività ed è per questo che è importante dare fiducia ai propri collaboratori e garantire un continuo sviluppo delle loro competenze, perché una loro crescita significa anche un diretto miglioramento della propria attività.
Anche la pianificazione ed organizzazione dello spazio, concretamente inteso, è fondamentale: archiviare i documenti in modo ordinato e condiviso da tutti, garantire una scorta del materiale di cancelleria e una sua sistemazione standardizzata è necessario per contribuire ad un’ottimizzazione del tempo in ufficio.
Un altro aspetto fondamentale è resistere alla tentazione del multitasking, ovvero quel meccanismo per cui si iniziano mille attività differenti, molto spesso senza portare a termine il compito principale di cui dovremmo occuparci noi. Similarmente, bisogna imparare a mettere l’attività di cui ci sta occupando al primo posto e, a seguire, tutte le richieste che ci pervengono. Di conseguenza sarebbe opportuno iniziare e portare a termine un’attività senza interruzioni, senza distrazioni, ottenendo così un risultato migliore ed in minor tempo.
La frenesia, l’agitazione, l’urgenza e la procrastinazione sono dei veri e propri ladri di tempo da tenere a bada. È per questo che lo smart working, modalità di lavoro non sempre vista di buon occhio, può invece rappresentare un momento di massima concentrazione ed efficacia del lavoro svolto. A differenza dell’ufficio dove si è tempestati da mille stimoli e richieste, apparentemente tutte urgenti, le mura domestiche possono garantire un ambiente in cui potersi concentrare e dedicare interamente ad una data attività.
Dopo questa rassegna di minacce che continuamente attentano al nostro lavoro, è naturale pensare a quanto il tempo sia prezioso e come ogni singolo minuto vada ottimizzato e utilizzato al meglio. Per fare questo ci si può appoggiare a programmi e software che ci supportano nella programmazione e ottimizzazione del nostro lavoro, che ci consentono di segnare tutte le attività svolte per i clienti e di riportarle direttamente in fattura e di razionalizzare il lavoro da affidare ai collaboratori, in modo da agevolare la pianificazione e l’organizzazione.
Federico Miotti
Fondatore di Invoice Buddy
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