I PRINCIPI DEL LEAN THINKING

I 5 principi del Lean Thinking:

La definizione del valore: identificare ciò per cui il cliente è disposto a pagare, in termini di uno specifico prodotto/servizio in grado di soddisfare le sue esigenze ad un dato prezzo e in un dato momento. Ciò giustifica il consumo di risorse, che altrimenti viene invece considerato uno spreco.

L’identificazione del flusso di valore: identificare ciò che rappresenta l’intero flusso di valore per ciascun prodotto, ovvero la serie di attività consecutive con un input ed un output. L’analisi del flusso di valore mostra che si possono avere tre tipi di attività al suo interno: attività che creano valore, attività che non creano valore ma che sono inevitabili e attività che non creano valore e possono essere eliminate.

Scorrimento del flusso: far sì che le attività creatrici di valore fluiscano in modo continuo, senza interruzioni, ostacoli o attese. La regola generale per implementare questo tipo di azione è guardare sempre al flusso e non focalizzarsi su un’attività singola al suo interno. L’obiettivo è quello di eliminare le barriere in modo da ridurre drasticamente i tempi di attraversamento nei processi.

Implementazione del sistema pull: subordinare la produzione all’effettivo manifestarsi della domanda. Per far fronte alla grande instabilità della domanda e non avere grandi scorte di magazzino (che nell’ottica lean si dimostrano essere degli sprechi), si deve produrre solo ciò che è richiesto dal cliente, al tempo richiesto e nella quantità richiesta.

Continuo perfezionamento: non c’è mai fine al processo di miglioramento. Avere come obiettivo la perfezione e perseguirla attraverso piccoli, ma continui miglioramenti. Secondo la logica lean, apportare piccoli cambiamenti a più attività risulta più efficace di stravolgere totalmente il procedimento di una sola mansione.

Effetti dell’applicazione del Lean Thinking negli uffici:

Nelle aziende in cui il Lean Thinking è già stato applicato, si è sperimentata una migliore organizzazione dell’ambiente di lavoro. Adottare principi lean nel ripensare le attività dell’ufficio o nell’inserirne di nuove, significa migliorare in termini di efficienza, ricavando il massimo risultato dalle risorse disponibili, ma anche di efficacia, aumentando il servizio offerto ai propri clienti.

Avere uffici snelli, rapidi ed efficienti genera un vantaggio che è percepito dal cliente in termini di riduzione dei tempi di attesa per la ricezione del prodotto o del servizio, e di miglioramento del livello qualitativo del bene ottenuto.

Oltre ai benefici per i clienti sono anche da considerare i benefici per il clima aziendale: maggiore attrattività di talenti, immagine di un’azienda moderna ed innovativa, riduzione della complessità dei processi e di conseguenza degli errori.

Applicazioni pratiche in ufficio:

Riportiamo qui di seguito alcuni esempi pratici relativi all’uso del computer che possono servire come spunti di miglioramento all’interno del contesto lavorativo.

Il computer rappresenta lo strumento fondamentale nello svolgimento delle attività d’ufficio, per questo una gestione efficiente di questo “compagno di lavoro” può portare ad un miglioramento significativo dell’efficienza negli uffici.

Alcuni suggerimenti:

• Utilizzare cloud per la condivisione immediata dei documenti con i colleghi o con i clienti
• Utilizzare una chat comune tra i colleghi per velocizzare la comunicazione tra reparti con orari diversi
• Impostare il pc con un numero massimo di 5 sottocartelle per ogni cartella

Anche la scelta di gestionali e software ha un peso fondamentale per impostare il lavoro in ottica lean. È importante, infatti, appoggiarsi a programmi che siano di supporto alla programmazione e ottimizzazione delle attività.

In questo articolo sono stati affrontati i principi fondamentali del Lean Thinking per massimizzare la produzione di valore per i clienti attraverso l’offerta di beni e/o servizi, sia per ottimizzare il processo lavorativo ed il clima in ufficio, nonché la reputazione dell’azienda.