TRASFERTE E TRACCIABILITÀ DELLE SPESE
La disciplina dei rimborsi delle spese sostenute dai lavoratori in occasione delle trasferte o missioni di lavoro ha subito rilevanti modifiche nel tempo che sono ora state oggetto di un a specifica circolare di chiarimenti emessa dall'Agenzia delle Entrate.
Riepilogando, un primo intervento è stato operato dal D.Lgs n. 192/2024 il quale ha stabilito che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per le trasferte, nell’ambito del territorio comunale, non concorrono a formare il reddito, se le medesime spese sono comprovate e documentate. In questo modo è stato superato il rigore della previgente formulazione, in base alla quale, ai fini della non concorrenza al reddito, le spese di trasporto dovevano essere comprovate “da documenti provenienti dal vettore”.
Sucessivamente, la Legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025,) ha a sua volta disposto che, a decorrere dal periodo d’imposta 2025, i rimborsi analitici delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (ossia servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente), sostenute dal lavoratore per le trasferte, non concorrono a formare il reddito a condizione che i pagamenti di tali spese siano effettuati con metodi tracciabili.
Eventuali rimborsi effettuati in contanti, pertanto, ne determinano l’assoggettamento sia sotto il profilo previdenziale che fiscale. Fanno eccezione le spese relative ai trasporti mediante autoservizi pubblici di linea per le quali il rimborso può continuare ad essere effettuato anche in contanti senza che ciò pregiudichi la relativa esenzione ai fini della determinazione del reddito imponibile del lavoratore.
Coerentemente, è stato previsto che le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute dalle aziende per le trasferte dei dipendenti, siano deducibili nei limiti previsti (commi 1, 2 e 3, articolo 95, TUIR) solo se i pagamenti sono eseguiti con metodi tracciabili.
Da ultimo, il DL n. 84/2025 ha circoscritto gli obblighi di tracciabilità alle sole spese sostenute in occasione delle trasferte o missioni in Italia, sia per quanto riguarda la determinazione dei redditi di lavoro dipendente che quelli d’impresa.
DISCIPLINA DELLA TRASFERTA DEI LAVORATORI DIPENDENTI
L’Agenzia delle Entrate, dopo aver riepilogato brevemente le modalità di rimborso delle spese sostenute dal dipendente in occasione della trasferta, riconducibili ai così detti sistemi forfettario, misto e analitico, apporta due importanti chiarimenti.
Trasferte nel Comune. Stante la modifica apportata dal DL n. 192/2024 all’articolo 51, comma 5 del TUIR, attualmente il quarto periodo afferma che le: “indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito”. Sul punto, al fine di comprendere appieno la portata della modifica, appare utile evidenziare che il DL n. 192/2024 ha sostituito con le parole “di viaggio e trasporto comprovate e documentate” la precedente locuzione che recitava “di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore”.
In base alla previgente disposizione, pertanto, in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale gli eventuali rimborsi per l’utilizzo dell’auto propria del dipendente erano integralmente tassabili in capo al lavoratore, in quanto erano esenti i soli rimborsi di spese comprovate sulla base di idonea documentazione proveniente dal vettore (trasporto pubblico o taxi).
Stante la nuova formulazione dell’articolo 51, comma 5 del TUIR, anche in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale, non concorre a formare il reddito il rimborso, sotto forma di indennità chilometrica, riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato, purché calcolato secondo i parametri delle tabelle ACI, nonché opportunamente comprovato e documentato.
Al fine di considerare esenti i rimborsi delle spese di viaggio così erogati, l’Agenzia delle Entrate richiama la Risoluzione n. 92/2015, nella quale si precisava che il datore di lavoro dovesse conservare apposita documentazione interna dalla quale si evinca che “l’ammontare dell’indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura”.
SPESE AMMESSE A RIMBORSO
L’Agenzia delle Entrate chiarisce, poi, che non concorrono a formare il reddito del lavoratore, e quindi sono esenti perché riconducibili a “spese di viaggio”, i rimborsi:
Sul punto, pertanto, l’Agenzia afferma che si devono considerare superati i precedenti chiarimenti resi, risalenti in primis alla Circolare n. 236/1997 e, in seguito, alla Risposta ad interpello n. 5/2019.
In particolare, considerando che le spese di parcheggio non erano considerate quali “spese di viaggio”, ma rientravano tra le “altre spese”, e per analogia le spese di pedaggio (che mai erano state menzionate dall’Agenzia), qualora rimborsate al lavoratore dipendente in aggiunta all’indennità chilometrica, avrebbero dovuto essere trattate come segue:
TRACCIABILITÀ DELLE SPESE AI FINI DELLA DETERMINAZIONE DEL REDDITO DA LAVORO DIPENDENTE
Come anticipato in premessa, una delle novità rilevanti introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 riguarda l’obbligo di tracciabilità delle spese sostenute dal lavoratore in occasione delle trasferte, al fine di consentirne il rimborso in regime di esenzione da imposizione fiscale e previdenziale.
Nel particolare, l’ultimo periodo dell’articolo 51, c. 5 del TUIR oggi afferma:
“I rimborsi delle spese, sostenute nel territorio dello Stato, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
Risulta pertanto chiaro che, qualora il lavoratore si rechi in trasferta o missione all’interno del territorio dello Stato, i rimborsi delle spese sostenute per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (limitatamente a taxi e NCC), non concorrono a formare il reddito del lavoratore stesso, purché i pagamenti delle predette spese siano effettuati mediante versamento bancario, postale o altri metodi di pagamento tracciabili.
Trasferte fuori o nel Comune. L’Agenzia delle Entrate, in primo luogo, chiarisce che gli obblighi di tracciabilità delle spese riguardano tanto le trasferte all’interno del Comune quanto quelle effettuate fuori dal territorio comunale: ovviamente, mentre nel secondo caso l’obbligo di tracciabilità si estende a tutte le tipologie di spesa sopra elencate (vitto, alloggio, viaggio e trasporto), per le trasferte in ambito comunale lo stesso può essere limitato alle sole spese di viaggio e trasporto mediante taxi e NCC. Infatti, le spese di viaggio e trasporto per autoservizi pubblici di linea non sono in ogni caso soggette a obblighi di tracciabilità, mentre le spese per vitto e alloggio, nel caso di trasferta nel Comune, concorrono comunque a formare il reddito del lavoratore.
Obblighi di tracciabilità e sistema di rimborso
L’Agenzia delle Entrate precisa che, nel caso di trasferte o missioni fuori dal territorio comunale, la previsione che subordina la non concorrenza al reddito, relativamente alle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, alla condizione che il pagamento avvenga con mezzi tracciabili, prescinde dal “sistema” (forfettario, misto o analitico) adottato per la determinazione del ristoro economico riconosciuto in favore del dipendente.
In particolare, considerando le tipologie di spesa che possono essere ammesse all’esenzione fiscale e previdenziale dal reddito del lavoratore dipendente in virtù del sistema adottato, si possono riassumere gli obblighi di tracciabilità secondo la seguente tabella.
| Sistema | Vitto | Alloggio | Viaggi e Trasporti | Altre spese |
| Forfettario | -- | -- | tracciabili | -- |
| Misto | tracciabili | tracciabili | tracciabili | -- |
| Analitico | tracciabili | tracciabili | tracciabili | -- |
A parere dell’Agenzia delle Entrate, inoltre, sono soggette all’obbligo di tracciabilità anche le spese sostenute per l’imposta di soggiorno, in quanto strettamente connessa alle spese di alloggio. Il rimborso di tale spesa, dunque, è legittimamente escluso dal reddito del lavoratore a condizione che la stessa di pagata mediante sistemi tracciabili.
MODALITÀ DI PAGAMENTO TRACCIABILI E ONERE DELLA PROVA
Da ultimo, l’Agenzia delle Entrate si concentra sulle modalità di pagamento ammesse a soddisfare gli obblighi di tracciabilità previsti dalla norma a decorrere dal 1° gennaio 2025.
Nel particolare, si tratta dei seguenti:
L’Agenzia precisa poi che devono considerarsi legittimi tutti gli strumenti che garantiscono la tracciabilità e l’identificazione dell’autore del pagamento, al fine di facilitare gli eventuali controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria.
A tal fine, sono ammessi anche pagamenti effettuati tramite MAV e PagoPA, nonché mediante istituti di moneta elettronica autorizzati mediante applicazione via smartphone.
Particolare attenzione è stata poi posta in ordine alla prova della transazione effettuata dal lavoratore, al fine di attestare l’avvenuto pagamento elettronico.
Fermo restando che la ricevuta fiscale (cartacea) della transazione effettuata è da considerarsi la tipologia di attestazione preferibile della spesa e delle modalità di pagamento, a tal riguardo l’Agenzia precisa che:
TRASFERTE ALL’ESTERO
Il “Decreto Fiscale” (DL n. 84/2025), modificando l’ultimo periodo dell’articolo 51, comma 5 del TUIR, ha limitato l’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta alle sole spese “sostenute nel territorio dello Stato”.
Per effetto di tale intervento normativo, ai fini della non concorrenza alla formazione del reddito dei rimborsi per le spese sostenute all’estero in occasione delle trasferte non è, quindi, richiesta l’ulteriore condizione dell’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabile.
REDDITI ASSIMILATI A LAVORO DIPENDENTE
Da ultimo va evidenziato che in virtù del richiamo effettuato dall’articolo 52 del TUIR alle disposizioni del precedente articolo 51, ai fini della determinazione dei redditi, le novità introdotte con la Legge di Bilancio 2025 in materia di tracciabilità delle spese si applicano anche alle trasferte e alle missioni effettuate dai titolari di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente.
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